Tutoriel pour la fonctionnalité "Suivi des achats" sur Ma cantine

Mode d’emploi pour le remplissage du document type pour le « Suivi des achats » sur Ma cantine à destination des responsables de la restauration collective publique et privée en gestion directe ou concédée.

La fonctionnalité « suivi des achats »

La fonctionnalité « Suivi des achats » est accessible depuis n’importe quelle page du site en cliquant sur « Mes achats » :

Cet outil permet d’assurer un suivi tout au long de l’année afin de faciliter la saisie des données d’approvisionnement de qualité et durables lors de la télédéclaration.
Deux options sont possibles pour utiliser cet outil :

  • « Ajouter un produit » permet d’inscrire ses achats produit par produit en donnant des informations générales sur chacun et en caractérisant les labels, mentions ou autres catégories de ces produits :
  • « Créer plusieurs achats depuis un fichier » permet de remplir un document synthétisant tous les achats de l’année avec les informations générales et les labels, mentions ou autres catégories de ces achats :

    C’est cette deuxième option qui va être détaillée dans ce tutoriel.

L’utilisation de l’option « Créer plusieurs achats depuis un fichier »

Etape 1 : Télécharger le fichier

Un fichier exemple à remplir avec vos données vous est proposé. En cliquant sur le format désiré (CSV (.csv), Excel (.xlsx), OpenDocument (.ods)), un téléchargement va se lancer.
Conseil : Téléchargez le fichier Excel si vous utilisez la suite Office ou le fichier OpenDocument si vous utilisez LibreOffice ou OpenOffice.
Il vous suffit ensuite d’aller dans votre dossier «  Téléchargements » pour l’ouvrir avec votre logiciel habituel de tableur.

Etape 2 : Compléter le document

Le document se présente ainsi :

Pour chaque colonne, vous devez respecter un certain nombre de règles :

  • Colonne 1 : Cantine SIRET
    Vous devez inscrire les 14 chiffres, avec ou sans espaces de votre cantine, celle qui a réalisé l’achat. La cantine avec ce SIRET doit être déjà enregistrée sur la plateforme.
    Cette donnée doit obligatoirement être complétée.
  • Colonne 2 : Description de l’achat
    Il s’agit de donner une brève description du produit concerné, comme, par exemple, ignames, yaourts, galettes végétales…
    Cette donnée doit obligatoirement être complétée.
  • Colonne 3 : Fournisseur
    Il s’agit du nom du fournisseur du produit, comme, par exemple, PromoCash, CaraïbePrice, Le Domaine de la Chabet, …
    Cette donnée doit obligatoirement être complétée.
  • Colonne 4 : Date d’achat
    Cela correspond à la date d’achat du produit. Attention : elle doit absolument respecter la forme : AAAA-MM-JJ (A pour année, M pour mois et J pour jour)
    Cette donnée doit obligatoirement être complétée.
  • Colonne 5 : Prix HT
    Il s’agit du prix Hors Taxe du produit. Il faut inscrire uniquement des chiffres (sans unité monétaire), avec un point au lieu d’une virgule (par exemple, 12.34).
    Cette donnée doit obligatoirement être complétée.
  • Colonne 6 : Famille de produits
    Il s’agit de la catégorie de votre produit. Vous devez inscrire en respectant scrupuleusement l’orthographe l’une des propositions suivantes : VIANDES_VOLAILLES, CHARCUTERIE, PRODUITS_DE_LA_MER, FRUITS_ET_LEGUMES, PRODUITS_LAITIERS, BOULANGERIE, BOISSONS, AUTRES.
    Conseil : Copiez-collez les termes pour éviter une erreur dans le fichier.
    Cette donnée doit obligatoirement être complétée.
  • Colonne 7 : Caractéristiques
    Il s’agit ici de justifier ici en quoi ce produit est un produit EGAlim, autrement dit à quel label ou autres types de reconnaissance de qualité et de durabilité il appartient. Vous devez inscrire en respectant scrupuleusement l’orthographe l’une des propositions suivantes : BIO, LABEL_ROUGE, AOCAOP, IGP, STG, HVE, PECHE_DURABLE, RUP, COMMERCE_EQUITABLE, FERMIER, EXTERNALITES, PERFORMANCE, FRANCE, SHORT_DISTRIBUTION, LOCAL.
    Vous pouvez en noter plusieurs en les en séparant avec une virgule.
    Conseil : Copiez-collez les termes pour éviter une erreur dans le fichier.
    Cette donnée doit obligatoirement être complétée.
  • Colonne 8 : Définition de local
    Cette donnée doit obligatoirement être complétée si et seulement si vous avez caractériser le produit comme étant local. Vous devez alors spécifier à l’aide d’une des options suivantes : AUTOUR_SERVICE, DEPARTMENT, REGION, AUTRE.

Vous pouvez compléter ce document au fur et à mesure de l’année, à la réception de vos factures. Cela vous permettra à la fois de limiter le temps de travail au moment de la télédéclaration et de conserver des réflexes lors du remplissage du document.

Etape 3 : Enregistrement du fichier

Le format final du fichier doit obligatoirement être un fichier CSV encodé avec UTF-8 pour être pris en compte sur la plateforme. Pour réaliser cet enregistrement particulier, vous devez cliquer sur « Fichier », puis sur « Enregistrer sous » et choisissez le format .csv pour enregistrer votre fichier.

Remarque : Si vous avez des difficultés à réaliser cette étape, vous pouvez transmettre votre document dans son format original au support de la plateforme qui se chargera de le convertir pour vous en envoyant un mail à support-egalim@beta.gouv.fr

Etape 4 : Transmission du document sur la plateforme

Vous pouvez ensuite transférer votre document vers le site « Ma cantine ». Pour cela, vous pouvez glisser le document vers l’encart indiqué sur le site ou bien cliquer sur cet encart :

Vous pouvez alors rechercher votre fichier et le déposer sur la plateforme.
Une fois cette étape terminée, vos achats sont créés et apparaissent sur la plateforme.

Une nouvelle fonctionnalité apparait alors : « La synthèse de mes achats » sur laquelle vous pourrez piloter vos achats : le montant total HT, le coût estimé par repas, le pourcentage des achats AB et des produits EGAlim total et par famille de produits, …

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